前の記事で、「入力→処理→出力」（IPO）という考え方について触れました。その時に「処理」の例として電子メールの処理について書いてみようと思いました。

というのも、メールは多くの人が必ず処理しなければならない作業ですが、効率良くできるように工夫している人はあまりいないように思えるからです。受信ボックスに大量のメールを入れたままにしていて検索ばかりしている人も多く見受けます。

整理している場合でも、年月別や差出人別に分けていたり、テーマ別に分けてしまい、どちらのフォルダやタグに入れたか分からなくなっているのも見受けます。

これから説明する方法は、これが最良の方法だという確信はありませんが、私が今まで色々試した中では、最も良いと考えている方法ですので、参考にして下さい。

１．できるだけ自動的に分ける

これは、多くの人が行なっていると思いますが、今のメールシステムでは、自動的に指定した条件で振り分けることができます。

Gメールでは、この振り分けさえ「迷惑メール」「プロモーション」「ソーシャル」などは勝手に振り分けてくれます。（時々、迷惑メールに振り分けられて「メールが届かない」などのトラブルもありますが…）

自分でも、条件だけで振り分けられらるメールは自動的に振り分けるようにします。

２．検索条件では分けない

昔は、検索が遅いのでメールを探すために「年月」や「差出人」別に分けるという方法が一般的でしたが、今は検索が強力ですので、このような分類はあまり意味が無くなりました。

メールは探すために分類する必要は無くなりましたが、そのためにはメールの検索方法を良く知る必要があります。「時期で絞る」「差出人で絞る」「添付ファイルの有無で絞る」など簡単に指定できるので操作方法を習得しておくことが必要です。

３．作業の流れ（状態別）に分ける

では、どのような分類やタグ付けをするのが良いのでしょうか？
私も長い間試行錯誤しましたが、GTD(Get Things Done)を参考に作業の流れで分けるととてもスムーズに処理できるようになりました。

今では、以下のタグを付けることで作業の流れ別に振り分け、受信ボックスは常に空になるようにしています。

（１）すぐに返信する

まずは基本で、簡単な要件のものは、分類する前にすぐに返信し、次の「記録」のタグを付けて受信ボックスから移動させます。目安として数分以内に返信できるものにしています。

（２）記録

メールはCCがついていたり、単なる情報提供である場合が多いです。しかし、後で利用することもあることが想定されるものは削除することもためらわれます。

このようなメールは「記録」というタグを付けています。受信ボックスにこのようなメールが入れば、目を通したら、すぐに「記録」に分類します。

（３）作業

調査したり、文書を作成したいといけないものは、すぐに作業をはじめずに「作業」タグを付けて受信ボックスから移動します。

このように作業タグをつけたものは、後でまとめてToDoの管理と紐付けながら作業計画に組み込みます。

（４）期限が決まっているもの

これはGoogleの便利な機能で、期限が決まっているものは、そのメールからカレンダーにスケジュールとして登録し「記録」タグを付けて受信ボックスから移動します。そうすれば、そのスケジュールには、メールのリンクが貼られるので、期日の管理とともに、どのような内容であったかを簡単に確認することができます。

（５）依頼するもの

メールの中には、自分で作業するものではなく、人に依頼するものもあります。このようなメールは「待ち」のタグを付けて受信ボックスから移動します。定期的にこの「待ち」がついたタグのメールを確認して、必要であれば催促をすれば効率的に業務を進めることができます。

（６）プライベートなもの

会社のメールでもプライベートな内容のものも入ることがあります。このようなメールは業務のものと分けておくと良いので「個人」というタグを付けて受信ボックスから移動します。

 

実際には、もう少しタグをつけていますが、ほとんどは上記のタグを付けて分類し、受信ボックスから移動させることにより、効率的にメールを処理することができます。

タグの付けかたは、似たような方法が紹介されていますが、更に効率良く処理するために、次のショートカットとの組合せで操作すると非常に軽快にメールを処理することができます。

４．ショートカットで効率的に操作する

ここでは、私の使っているＧメールでの操作方法を説明します。他のメールソフトにも似たようなショートカットキーがあると思いますので応用してみて下さい。

ショートカットキーで操作するためには、タグの名前を工夫する必要があります。というのは、タグを付ける作業をショートカットキーで行なう場合、タグの先頭のアルファベットを使うことができるからです。

例えば、以下のようにタグの名前を付けておきます。

r記録、s作業、w待ち、p個人
それぞれ Record Sagyou Wait Private をイメージしています。（作業がSなのは、WorkだとWaitとかぶるからです）

では、実際にメールを処理するときは、どのようなキー操作になるかを説明します。

（１）メールを開く（Enter）
メールを開いて内容を確認します。

（２）移動メニューを開く（V）
内容に応じてタグを付けて移動するために移動メニューを開きます。

（３）タグを指定する（Ｒ　Ｓ　Ｗ　Ｐ）
移動するタグの先頭のアルファベットを入力する。

（４）メール一覧に戻る（Ｕ）

つまり、一つのメールを処理するのに、わずか３回キーを叩くだけで次々に振り分けることが可能になります。慣れると非常に高速に処理することが可能になります。

Ｇメールには、上記のメールの振り分け作業以外に、便利なショートカットキーがあります。

・Ｃ　　メールを作成する
・Ｒ　　返信する
・Ａ　　全員に返信する
・Ｆ　　転送する

通常は、上記のショートカットキーを覚えておけば、ほとんどの作業をキー操作で軽快に行なうことができます。