私は普段はGmailを使っています。クラウドメールはデバイスを選ばずに、いつでも、どこでも、どのデバイスでも使えるのでとても便利です。

このGmailを効果的に使うノウハウとして「受信ボックスは仕掛のメールだけにして、後はアーカイブすると良い」という話をよく聞きます。
私も受信ボックスは空になっているか仕掛の数通程度しか入っていないようになっていますが、多くの人は受信ボックスにメールを溜めたままにしているように思います。
会社でGoogleの研修時にはこの方法を推奨しているのですが、なかなか普及しません。

今回はこの「受信ボックスを整理する」がなぜ普及しないか、どうすれば良いのかについて書いてみます。

１．そもそも、なぜ受信ボックスが整理できないのか？

実はなぜ受信ボックスを整理できないかは、その人と話をしたときに理由が分かりました。具体的には次のような場面を想像してみてください。

さぁ、このメールは返信したからアーカイブしておこう。
このメールも読んだのでアーカイブしておこう。

そこに電話が入ります。

「さっき送ったったメールなんだけど、ちょっと説明したいので開いてください。」
「えっ！ちょっと待って。えーっとさっき受信したメールは…」

こんなことは頻繁にあります。

このときに「件名を入れて検索する、誰から来たメールか検索するなどしてメールを開きましょう」ということなんですが、いちいち検索しないとメールが出てこないのが面倒だということになります。

検索しなくても「すべてのメール」を開けばいいということもありますが「すべてのメール」を開くには「もっと見る」をクリックしてスクロールしないと開けないですし、重要ではないメールや未読のメールもすべて一覧されるので、ここから目的のメールを探すのは面倒です。

つまり、ワンクリックで「読んだメールの一覧」が出ないことが受信ボックスを空にしたくない（できない）というのが大きな原因のようです。

２．既読のメールを見る

となれば既読のメールを簡単に検索することができればアーカイブして受信ボックスを整理することに抵抗がなくなるはずです。
「そこがGmailのいいとろで簡単に検索できます」というのですが、まずこの検索方法を知っている人はあまりいないこと、マウスで行うと以下の４回ものクリック操作になります。

①検索オプションをクリック
②検索ボックスをクリック
③「既読」をクリック
④「検索」をクリック

「いや、検索演算子で一発でできます」という話もありますが検索ボックスに「is:read」と入力してEnterキーを押す必要があります。

つまり「簡単」に検索できるといっても、ワンクリックではなく、かなり操作が必要だし覚えるのも面倒なので、あまり普及しないのも当然といえば当然です。

３．ワンクリックで既読のメールを見る

私自身はキー操作が苦にならないので「/is:read」と入力して既読メールを検索しています。Gmailのショートカットキーを有効にしていると「/」でメール検索ボックスにフォーカスが入るので、続けて「is:read」と入力すればすぐに既読メールの一覧を表示できます。

が、このような操作は「覚えられない」「キー入力が面倒」ということで、一般的には受け入れられません。そこで、何か良い方法はないか試したところ、以下のような簡単な方法を見つけたので紹介します。

これはGoogleでは多くの画面に当てはまるのですが、それぞれの画面にはURLがありますので、それをブックマークに登録すればワンクリックで特定のGoogleの画面を開くことができるのではないかということです。具体的に今回の既読メールはURL欄を見ると

https://mail.google.com/mail/u/0/#search/is%3Aread

となっています。「/u/0」は複数アカウントでログインしているときの順番で「0」は最初のアカウントという意味です。複数アカウントでGmailを利用している場合は、この番号が変わりますので注意してください。

後ろの「#search/is%3Aread」という部分ｔが既読メールを検索することを指示しているので、これを下図のようにブックマークバーに設定すれば、このブックマークをクリックすることによりワンクリックで既読メールの一覧を表示できるようになります。

４．役だつ検索ブックマーク

このブックマークに登録するものとして、検索演算子で指定すると面倒だけど、ブックマークにしておいて簡単に呼び出せるようにしておくと便利なものを紹介します。

（１）重要で未読のメール

Gmailには「重要なメール」という大変便利な機能があります。閲覧状況や内容に応じてGoogleが自動的に重要なメールを判断してくれます。（修正して精度を上げることもできます）

この重要なメールで未読があるというのは問題なので、定期的にこのようなメールがないかチェックできれば便利ですが、検索演算子で指定すると

is:(unread important)

となり、いくらキー入力が苦にならないといってもこれは入力するのは面倒ですからブックマークしておくと便利です。

（２）見覚えのあるメール

最近見たメールを検索することがほとんどですが、たまには少し前のメールを検索する必要がある場合があります。「少し前」というのが曖昧なので、検索演算子で指定しておいて、後で期間を調整して検索できるようにしておくと便利です。

newer_than:6m older_than:1m is:read 

この検索演算子だと「半年以内で1カ月以上前で既読のメール」を検索できます。検索範囲を変えるには「6m」や「1m」の部分の数字を書き換えれば良いです。

（３）Excelファイルを添付したメール

業務ではExcelファイルを添付したメールを検索したい場合も多いですが、この「Excelファイル」というのが少し問題があり、拡張子が「.xlsx」ではなく、いまだに「.xls」であるファイルが添付されていることもあります。このような場合は、以下のようにファイル名を指定します。

filename:(xlsx xls) 

こちらも毎回手入力というわけにはいかないのでブックマークしておくと便利です。

今回は久々の記事でしたが、メール検索は使用頻度も高いので、業務効率をアップしていただけるのではと思います。